Stefnumótun - Lykillinn að faglegum árangri skipulagsheilda

“Ef þú veist ekki hvert þú ert að fara, skiptir litlu máli hvaða leið þú velur.” (Lísa í Undralandi)

Stefnumótun hefur á undanförnum áratugum orðið sífellt mikilvægari þáttur í starfsemi skipulagsheilda, óháð stærð eða atvinnugrein. Ástæðan er einföld: Í heimi sem einkennist af hraðri þróun, mikilli óvissu og stöðugri samkeppni getur engin skipulagsheild lifað á því að stjórnast á atburðum og ytra umhverfi. Til að ná árangri þarf skýran áttavita, stefnu sem mótar framtíðarsýn og leiðir skipulagsheildina fram á við í átt að langtíma árangri.

Tilgangur, hlutverk, framtíðarsýn og gildi

Grunnur allrar stefnumótunar byggir á skilgreiningu tilgangs, hlutverks, framtíðarsýnar og gilda. Tilgangurinn útskýrir hvers vegna skipulagsheildin er til, hvaða þörf hún uppfyllir og hvers konar virði hún skapar. Hlutverkið lýsir því hvað skipulagsheildin gerir, fyrir hvern og með hvaða hætti. Framtíðarsýnin dregur upp mynd af því hvert skipulagsheildin vill stefna og hvernig hún vill líta út eftir ákveðinn tíma. Gildin endurspegla þau viðmið og reglur sem móta ákvarðanir, samskipti og menningu fyrirtækisins.

Þegar þessi atriði liggja skýr fyrir er hægt að móta sameiginlegan skilning og festu og starfsfólk sér hvernig þeirra daglega starf tengist stærri heild og markmiðum, sem eykur hvata og þátttöku. Fyrirtæki eins og Patagonia hafa sýnt mikilvægi þessa í reynd. Tilgangur Patagonia – að vernda jörðina – hefur mótað allar ákvarðanir vörumerkisins og stuðlað að því að bæði starfsfólk og viðskiptavinir tengjast fyrirtækinu sterkum böndum.

Greining umhverfis og stöðu

Eftir að tilgangur og framtíðarsýn hafa verið mótuð er næsta skref að ná góðum skilningi á stöðu og umhverfi fyrirtækisins, sem er lykillinn að trúverðugri stefnumótun.

SVÓT

SVÓT greining (styrkleikar, veikleikar, ógnir og tækifæri) hjálpar fyrirtækjum að draga fram eigin styrkleika og veikleika og setja þá í samhengi við öfl í ytra umhverfi þess. Slík greining skapar skýra mynd af því hvar fyrirtækið stendur og hvaða leiðir eru raunhæfar til að hagnýta styrkleika þess og bæta úr veikleikum.

PESTEL

PESTEL greining veitir víðara sjónarhorn með því að skoða pólitíska, efnahagslega, félagslega, tæknilega, umhverfis- og lagalega þætti ytra umhverfis fyrirtækisins, sem hjálpar til við að greina langtímaþróun sem gæti haft áhrif á til dæmis auknar kröfur um sjálfbærni, nýja tækni eða kröfur sem hafa áhrif á hegðun neytenda eða pólitískar sveiflur innan markaða.

Samkeppnisgreining

Mikilvægt er að átta sig á eðli samkeppni á markaði. Fimm krafta líkan Michael Porter greining samkeppni á fimm þáttum: Áhrif nýrra samkeppnisaðila, áhrif staðgenglavara, samningsstaða kaupenda á markaði, mikilvægi birgja og síðast en ekki síst, eðli samkeppni á meðal núverandi samkeppnisaðila á markaðnum. Með því að greina þessa þætti öðlast fyrirtæki yfirgripsmeiri skilning á því hversu harðri samkeppni hún stendur frammi fyrir og hvar tækifærin liggja. Til dæmis getur sterk samningsstaða kaupenda knúið fyrirtæki til að leggja meiri áherslu á þjónustu eða gæði til að viðhalda stöðu sinni á markaðnum.

Hagsmunaaðilagreining

Þá er nauðsynlegt að greina alla viðeigandi hagsmunaaðila, bæði innan innra og ytra umhverfis fyrirtækja. Starfsfólk, stjórnendur, viðskiptavinir, birgjar, fjárfestar og samfélagið í heild sinni hafa mismunandi væntingar til fyrirtækja og áhrifa starfsemi þeirra. Með því að virkja þessa hagsmunaaðila í greiningarvinnunni eykst trúverðugleiki hennar og menningin styrkist. Þegar fólk upplifir að það hafi verið hlustað á sjónarmið þess verður það líklegra til að styðja við innleiðingu stefnu síðar.

Samkeppnisforskot

Að öðlast samkeppnisforskot á markaði getur haft gríðarlega kosti í för með sér og er mikilvægur hluti stefnumótunar að skilja hvaða samkeppnisforskot fyrirtæki hafa og hvernig hægt sé viðhalda því til að gera það sjálfbært. Samkeppnisforskot getur falist í mörgum þáttum, svo sem sérþekkingu, nýsköpun, sterkum vörumerkjum, einstökum vörueiginleikum og auðlindum eða menningarlegum eiginleikum.

Hins vegar er samkeppnisforskot sjaldnast varanlegt nema fyrirtæki vinni stöðugt að því að viðhalda því. Tækniþróun, breytt viðhorf og væntingar viðskiptavina og nýir keppinautar geta dregið úr eða ógilt samkeppnisforskot fyrirtækja. Því þarf að leggja áherslu á nýsköpun, stöðuga endurskoðun og menningu sem styður við aðlögun. Fyrirtæki eins og Netflix hafa sýnt þetta í verki með því að þróa sig frá DVD-útlánum yfir í streymisveitu og nú framleiðslu á eigin efni sem hefur skapað fyrirtækinu áframhaldandi forskot á markaði sem er í stöðugri þróun.

Samskipti, upplýsingaflæði og menning

Samskipti og upplýsingaflæði eru burðarásar í allri stefnumótun. Það er ekki nóg að stjórnendur móti stefnu og haldi henni fyrir sig heldur þarf hún að lifa innan menningar og daglegs starfs. Það krefst þess að markmiðum, aðgerðum, áætlunum, ákvörðunum og framvindu sé miðlað reglulega og með skýrum hætti.

Menning sem einkennist af opnum samskiptum, gagnsæi og trausti gerir innleiðingu stefnu mun auðveldari og áreynsluminni. Starfsfólk sem skilur hlutverk sitt og hefur trú á framtíðarsýninni er líklegra til að sýna frumkvæði og ábyrgð. Þar sem þátttaka í stefnumótunarferlinu getur verið takmörkuð eða engin og samskipti veik aukast líkur á mótstöðu og vantrú sem getur sett strik í reikninginn og gert innleiðingu mun erfiðari.

Valkostir, ákvörðun og markmið

Fagleg greining skapar grunn að ákvörðunum um stefnu. Skipulagsheildir þurfa að meta þær leiðir sem eru í boði og velja þá leið sem styður best við framtíðarsýnina. Þetta felur í sér að bera saman valmöguleika, meta kosti og galla og taka upplýsta ákvörðun. Með því að velja leið og hafna öðrum verður fókusinn skýrari.

Þegar ákvörðunin hefur verið tekin er næsta skref að setja markmið. SMART aðferðin (sértæk, mælanleg, framkvæmanleg, viðeigandi og tímasett) tryggir að stefnumótunin verði ekki óljós ásetningur heldur hnitmiðað ferli. Skýr markmið gera skipulagsheildum kleift að fylgjast með árangri, meta hvort stefna sé að skila tilætluðum árangri og gera úrbætur ef þess þarf.

Fagleg innleiðing og breytingastjórnun

Innleiðing er oftast sá hluti stefnumótunar sem reynir mest á og sá punktur sem of margar skipulagsheildir gefast upp eða klára ekki stefnumótunarferlið. Það er eitt að móta viðeigandi stefnu á blaði en annað að láta hana lifa í daglegu starfi. Fagleg innleiðing krefst þess að ábyrgð sé úthlutað, tímamörk skilgreind og árangur mældur. Hún krefst einnig öflugrar breytingastjórnunar, því stefna felur oft í sér að hlutir breytast, svo sem verklag, skipulag eða jafnvel menning.

Til að breytingar gangi vel þarf starfsfólk að skilja af hverju þær eru nauðsynlegar og hvernig þær koma þeim og skipulagsheildinni til góða. Leiðtogar þurfa að vera sýnilegir, útskýra ávinning og styðja við fólk í gegnum ferlið. Þannig verður innleiðingin markviss og trúverðug.

Ávinningur faglegrar stefnumótunar

Ávinningurinn af faglegri stefnumótun er margþættur. Í fyrsta lagi skapar hún skýra stefnu og ramma fyrir ákvarðanatöku. Í öðru lagi tryggir hún skilvirka nýtingu fjármuna og mannauðs. Og í þriðja lagi gerir hún skipulagsheildinni kleift að greina og nýta tækifæri, stýra áhættu og laga sig að breyttum aðstæðum.

En ávinningurinn er ekki aðeins mælanlegur í tölum eða hagnaði. Stefnumótun styrkir einnig menningu, eykur þátttöku starfsfólk og bætir samskipti við hagsmunaaðila. Hún eykur traust, bæði innan skipulagsheildarinnar og út á við, sem styrkir ímynd og stöðu til langs tíma.

Viltu vita meira?

Viltu vita meira um stefnumótun eða vantar þig hjálp við slíka vinnu, hafðu þá samband við okkur.